I sistemi per la conservazione sostitutiva dei documenti e i sistemi di gestione della firma digitale sono diventati una realtà, grazie ai recenti decreti attuativi. Le aziende moderne, nella loro attività quotidiana, trattano un numero consistente di documenti, la cui gestione, spesso non organizzata, porta ad una riduzione dei livelli di produttività.

KARTHADOC è lo strumento che consente di gestire, archiviare e consultare tutto il flusso documentale aziendale, rappresenta la soluzione ai problemi derivanti dalla gestione documentale cartacea, è un valido supporto per l’organizzazione aziendale, ottimizza i processi aziendali e ne riduce i costi.

Permette di inviare documentazione digitale fiscale (ad esempio le fatture) in ottemperanza alle normative vigenti consentendo un notevole risparmio economico, è uno strumento completo di gestione documentale e soddisfa tutti i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.

Le funzionalità di KarthaDoc si sviluppano in tre fasi:

Gestire
In KARTHADOC la catalogazione dei documenti vuol dire organizzare per classi tutti i documenti dello stesso tipo che vengono inseriti in un unico contenitore. Ad ogni classe sono associate delle chiavi di ricerca che identificano in maniera univoca ogni documento inserito. Con KARTHADOC è quindi possibile gestire grandi volumi di documenti, sempre in linea con facilità di ricerca ad alta velocità, anche attraverso la gestione integrata di fax ed email.

Archiviare
La struttura del software permette l'archiviazione e l’indicizzazione automatica dei documenti prodotti all'interno dell'azienda, provenienti da sistemi ERP o da qualsiasi altra fonte digitale, evitando la scansione dei documenti cartacei e riducendo drasticamente le incombenze del personale. I documenti archiviati possono essere legati fra loro in maniera trasversale, legami bi-direzionali, oppure essere correlati verticalmente in dossier.

Consultare
Una volta archiviati i documenti sono disponibili per la consultazione. Le chiavi ed i campi di indicizzazione permettono la ricerca veloce del documento e la sua visualizzazione in formato ‘copia conforme, anche richiamato direttamente sulla maschera front end di un applicativo esterno (gestionale).